Konsekwentnie. To jedyna słuszna odpowiedź. Zalew maili nigdy nie ustaje, więc jeśli nie masz jakiegoś systemu, którego regularnie używasz, nieporządek w twojej skrzynce odbiorczej będzie stanem permanentnym.
Rzeczy, które mi pomagają utrzymać porządek:
1. System antyspamowy.
Używam Thunderbirda do zarządzania moimi emailami. Ten program ma dość sprytny system, który wykrywa i oznacza spam. Kasuję te wiadomości bez czytania i oszczędzam w ten sposób mój czas.
2. Dedykowane foldery.
W skrzynce odbiorczej trzymam tylko maile, które właśnie do mnie spłynęły. Potem je czytam, odpowiadam na nie, niektóre kasuję, i zwykle przeprocesowane maile lądują w jednym z dziesiątków katalogów i podkatalogów, które sobie utworzyłem w Thunderbirdzie.
Mam osobny katalog na listy od czytelników, osobny na zapytania od prospektów, itp.
3. Filtry.
W Thunderbirdzie mam też dziesiątki filtrów, które przerabiają wiadomości, zanim jeszcze wylądują w mojej skrzynce odbiorczej. Mam osobne filtry dla praktycznie każdej aktywnej subskrypcji. I osobne katalogi, bo zazwyczaj filtr po prostu przekierowuje pocztę do dedykowanego folderu.
Mam też filtry antyspamowe. Czasami Thunderbird nie radzi sobie z oznaczaniem spamu, wtedy po prostu dołączam adres do listy spamerów i wszystkie wiadomości od niego, albo z danej domeny lądują w koszu.
4. System obsługi.
W skrzynce odbiorczej mam maile, którymi się jeszcze nie zająłem. A jak tylko jakiś przeczytam, to podejmuję decyzję: “na później/ odpowiedzieć/ nie odpowiadać/ skasować”.
Najgroźniejsze są maile “na później”, bo zalegają mi w skrzynce. Cała reszta znika, jak tylko przeczytam maila i na niego odpowiem (lub nie).
Wtedy właśnie kasuję maila, albo przenoszę go do dedykowanego folderu, na wypadek, gdybym potrzebował go później. Mam w tych katalogach całe lata korespondencji i normalnie to byłoby przekleństwo. Ale ze sprytnym mechanizmem wyszukiwania w Thunderbirdzie, potrafię wykopać przydatnego maila sprzed lat dosłownie w parę chwil.
5. Konsekwencja.
W moim systemie nie ma nic super sprytnego. To czysty zdrowy rozsądek i odrobina automatyzacji. Cały system działa jedynie tak dobrze, jak dobrze ja go stosuję.
Kiedy się rozleniwiam i nie odpowiadam na maile, muszę co kilka tygodni zrobić przegląd skrzynki i uporać się z setką maili, czy coś koło tego. Ostatnio zrobiłem tak bodajże dzień przed Wigilią i teraz w mojej głównej skrzynce znowu nagromadziło się ponad 50 maili.
Ale znowuż przy moim mailu biznesowym utrzymałem dyscyplinę i mam tam teraz tylko 2 maile, z którymi nie bardzo wiem, co mam robić (amerykańskie dokumenty podatkowe z Medium). To są jedyne maile tam wiszące.
Chcesz mieć porządek w skrzynce odbiorczej? Opracuj system, który będziesz stosować i posługuj się nim regularnie. Najlepiej codziennie.