U mnie najlepiej sprawdza się prowadzenie listy zadań tylko na jeden dzień na raz. Roczne cele to moja wieczna zmora.
Miesięczne już wychodzą mi ździebko lepiej.
Bardzo ciężko zaplanować mi tydzień zadań i zrobić choć 80% planu.
Wolę więc planować zadania na jeden dzień i skupiać się na nich. Dosyć ma dzień swojej biedy.
I tak mam wystarczającą traumę wynikającą z tego, że połowy zadań nie zrobię albo przesunę. Gdybym miał ją pomnożyć razy 7 albo trzydzieści, nie wyszedłbym z wariatkowa.
A w jakiej formie?
Wstyd przyznać, ale w trojakiej.
Po pierwsze, i tego absolutnie nie należy robić (dzieci, róbcie tak, jak tata mówi, a nie jak robi!), trzymam zadania w głowie. Oczywiście, głowa to nie śmietnik, marnuję własny potencjał w ten sposób. To tak, jakbym komputera używał jako przycisku do papieru. No i owszem, spełnia tą funkcję, ale mógłby robić o wiele więcej!
Jedyny powód, dla którego jako-tako to dla mnie działa jest taki, że moje dni są dość podobne do siebie i lista zadań też. Codziennie piszę, przeszukuję Quorę w poszukiwaniu nowych pytań, przeglądam pocztę, sprawdzam sprzedaż książek na Amazonie, itp, itd.
A do tego jest jakiś narzut na zadania bieżące.
Po drugie, jak już nie mogę wytrzymać mętliku w głowie, to spisuję w podręcznym plannerze listę zadań, tych właśnie nie-codziennych.
Zazwyczaj przez kilka dni z rzędu trochę lepiej mi idzie z uporaniem się z zadaniami. Jak już są na papierze, to łatwiej mi nadać im priorytet. Łatwiej też o nich pamiętać.
Ale zwykle po kilku dniach łapię się na tym, że i tak nie nadążam i przestaję zaglądać na tamtą stronę plannera. Wracam do “zarządzania” w głowie.
Po trzecie, prowadzę tygodniowy kalendarz i w nim planuję zadania.
Ale.
Przez ostatni miesiąc-dwa nie byłem w stanie sensownie zaplanować tygodnia. Planowałem na 1-3 dni naprzód. A w końcu zadowalam się tym, że rankiem zaplanuję sobie zadania na cały dzień.
Zwykle i tak życie weryfikuje te plany. Mój tygodniowy plan bardziej mi służy do śledzenia mojej produktywności, niż do sterowania nią. Jak czegoś nie zrobię, albo zrobię później, to po prostu usuwam to z kalendarza albo w nim przesuwam.
Jeśli mam dobry dzień, to narzędzie działa doskonale, żeby uświadomić mi, jakie jest następne moje zadanie. To eliminuje stratę energii na jakiekolwiek procesy decyzyjne.
Niestety, rzadko mam dobre dni :/
Rozbijanie projektów na części
Na moją obronę mogę dodać, że nigdy nie zabieram się za większy projekt (cokolwiek, co potrwa dłużej niż tydzień), bez solidnego szkicu akcji i rozpisaniu kolejnych kroków.
Co więcej, każdy projekt poprzedzam co najmniej jedną sesją burzy mózgów, zadaję sobie pytania co chcę osiągnąć i dlaczego.
W ten sposób większe działania nie zwalają mi się na głowę znienacka. Zamieniają się w ciąg małych zadań, które mogę upchać w mój dzień. Postępuje tak np. z pisaniem książek, wystartowaniem mojej polskiej strony czy zatrudnieniem człowieka do pomocy z obsługą klientów w moim biznesie.
Skąd ten chaos?
Bo lepszy taki chaos, niż nic. Próbowałem innych metod zarządzania zadaniami i efekt był… słaby. Znam GTD. Podziwiam. Używałem Nozbe.
Jednak nawet najlepszy na świecie system do zarządzania zadaniami jest guzik wart, jeżeli NIE korzystasz z niego regularnie.
Do tej pory zawsze zalew codziennych zadanek, tych pilnych wrzutek, które dostawałem skądinąd (od pracodawcy, żony, księgowej…) sprawiał, że nie nadążywszy z moimi zadaniami bardziej frustrowałem się systemem do zarządzania zadań, niż z niego korzystałem.
Więc przestawałem z niego korzystać. A wtedy nawet najlepszy system na świecie był wart tyle, co trzymanie zadań w głowie.
Powyższe brzmi w twoich uszach, jak brednie szaleńca? Cóż, ucz się z moich błędów i nie porzucaj regularnego korzystania z systemu prowadzenia listy zadań, który sobie stworzysz.
A może brzmi jak twoja codzienność? Nie poddawaj się. Na dłuższą metę trzymanie zadań w głowie doprowadza do jej przeciążenia. Jak ja, zacznij planować swój najbliższy dzień. A potem się zobaczy.